Правила проведения деловых звонков в бизнесе

Телефон значительно облегчает жизнь многим людям и сегодня является незаменимым инструментом для работы. Коммерческие компании ежедневно выполняют десятки и даже сотни звонков клиентам и деловым партнерам с помощью мобильного и стационарного телефонов.

Но важно знать о том, что существуют негласные правила проведения деловых звонков. Невыполнение этих правил, приведенных ниже, может серьезно подорвать профессиональный имидж.

Прежде всего, следует позаботиться о комфорте телефонного разговора. Не следует вести важные деловые переговоры в переполненных кафе, метро, ​​трамваях или такси. Если для звонков часто используется стационарная телефонная связь, то нужно подумать о ее качестве. Для этого можно обратиться в компанию Телфин и воспользоваться ее эффективными решениями. Это позволит получить надежную виртуальную АТС с возможностью подключения к системе CRM, что положительно скажется на ведении бизнеса.

Начало разговора

Когда работа связана с регулярными контактами с клиентами, рекомендуется представляться сразу после того, как поднимете трубку. Если отсутствует возможность поговорить в данный момент, то желательно поднять трубку, вежливо извиниться и сообщить, что перезвоните. Если вы находитесь за рулем и разговариваете через акустическую систему, сообщите об этом вызывающему, особенно когда в машине находятся другие пассажиры. Таким образом, вы продемонстрируете профессионализм. Также следует помнить, что собеседник вас не видит, поэтому во время разговора не делайте слишком длинных пауз и старайтесь говорить спокойным дружелюбным тоном.

Как вести телефонный разговор с клиентом

Для любой коммерческой организации клиенты являются очень важной составляющей бизнес-процессов. Поэтому следует заранее обдумать план разговора и постараться сделать его лаконичным и конкретным. Никогда не перебивайте собеседника, даже если он говорит долго. Это считается плохим тоном. Необходимо полностью выслушать мнение другого человека, и только.потом давать ответ. Еще один важный совет — нужно уважать время других и не звонить до 9 утра или после 6 вечера, если только собеседник четко не указал, что хочет пообщаться вечером.

Как и когда нужно перезванивать

Каждый человек хотя бы раз оказывался в подобной ситуации. Вы перезваниваете собеседнику, когда случайно связь прервалась, а он в это время набирает вас. В итоге никто не может дозвониться. Поэтому следует помнить о таком принципе — перезванивает тот человек, который позвонил первым.

Часто встречаются ситуации, когда абонент не отвечает на звонок. В этом случае звонить следует лишь один раз. Допускается оставить голосовую почту или отправить текстовое сообщение с просьбой перезвонить, но только тогда, когда ситуация требует срочного решения вопроса. Если же звонить несколько раз подряд, то это негативно скажется на профессиональном имидже.

Что не следует делать

Прежде всего, не нужно отвечать на телефонные звонки во время важных встреч, деловых обедов или ужинов. Не рекомендуется класть телефон на стол в ресторане. Также нежелательно разговаривать по телефону в кинотеатре, церкви или музее.

Основные ошибки проведения телефонных переговоров:

  • отсутствует четкая цель звонка;
  • звонки в неподходящее время;
  • преобладание монолога в разговоре;
  • отсутствует подведение итогов телефонных переговоров;
  • не продумывается план беседы.

Иногда во время звонка нужно конфиденциально пообщаться с человеком, который находится рядом с вами. Многие для этого прикрывают телефон ладонью, чтобы собеседник не услышал данный разговор. Но современные телефоны обычно имеют очень чувствительные динамики, поэтому собеседнику будет не сложно расслышать, о чем вы говорите. Иногда в бизнесе это может оказаться катастрофой.

Статья подготовлена при поддержке компании https://www.telphin.ru/